Як зберігати квитанції, папери та документи: 3 кроки до порядку

У вас постійно в найбільш невідповідний момент губляться свідоцтва про народження або гарантійні талони? Папери займають надто багато місця? Чоловік та діти ніколи не можуть знайти свої документи? А може бути все начебто гаразд, але чомусь незручно? Що ж, це не дивно — багато людей схильні підтримувати порядок скрізь, але не в документах. Адже це так нудно і похмуро!

Однак, якщо знати кілька принципів і хитрощів, організація паперів не складе труднощів. Тим більше, що лад тут можна навести один раз і практично назавжди. Зате яке полегшення вам принесе один вид акуратних папок з усіма цими квитанціями, рахунками, гарантійними талонами та іншим.

Тож почнемо.

Крок 1. Збираємо ВСІ папери та документи в одному місці

Складіть всі папери та документи, які є тільки в будинку в одне місце. Не забудьте і про ті папери, що висять на холодильнику і навіть про інструкції та гарантійки, що лежать у коробках техніки. Все зібране потрібно розкласти на столі чи підлозі.

Ревізія паперів

Увага! Відразу обмовимося, що в нашу ревізію не повинні потрапляти листівки, дитячі малюнки, листи та інші сентиментальні та напівсентиментальні папери.

Чому важливо зібрати всі папери в одному місці? Справа в тому, що вся ця купа шокує вас, ви на власні очі побачите, скільки місця займають всі ці папірці, відчуєте, скільки часу ви витрачали на їхнє переміщення туди-сюди, на пошук потрібного.

А тепер спойлер: незабаром від цієї гори залишаться всього 3 гарні папочки (або лотка) приблизно як на фото.

три лотки

Крок 2. Позбавляємося зайвого і сортуємо решту. Основне правило — викидаємо майже все!

Тепер, коли вся купка зібрана, відступати нема куди. Давайте зробимо ще один крок вперед — позбудемося всього непотрібного. Від усього у буквальному значенні цього слова. Залишити потрібно лише ті папери та документи, які підпадають в одну з цих категорій:

Актуальні в даний час і потребують уваги (Рахунки, що підлягають оплаті, форми для заповнення і т.д.);
Необхідні протягом обмеженого періоду часу (Податкові документи на поточний рік, гарантії, рахунки за комунальні послуги тощо);
Те, що потрібно зберегти назавжди (Паспорти, контракти, іпотечні документи, свідоцтва про народження тощо).

Увага! На цьому етапі не потрібно сортувати папери за тематиками на кшталт «домашня документація», «автомобільна документація» та ін. Такий принцип організації лише збільшить кількість папок та зробить систему незручною.

Ревізія паперів

Очевидно, що з рекламними буклетами, гарантійними талонами, що пройшли, інструкціями від техніки, якої у вас вже немає і іншим сміттям потрібно прощатися не роздумуючи. Відправте також у смітник наступні папери:

Рахунки за комунальні послуги – їх слід зберігати 3 роки. Все, що зберігається довше, можна сміливо викинути;
Інструкції з експлуатації від усієї наявної техніки (за потреби їх можна легко знайти в інтернеті);
Конспекти та навчальні матеріали (Через кажучи, якщо ви не засвоїли отримані знання і не застосували їх на практиці досі, то, швидше за все, вони вам і не потрібні. До речі, якщо дати собі установку викидати зошити відразу після курсів, то знання засвояться набагато краще. Втім , записи, які дійсно потребують збереження, можна сфотографувати або оцифрувати і потім зберігати у віртуальному сховищі.
Візитки;
Вирізки з журналів.

Крок 3. Організуємо зберігання

Всі 3 групи документів і паперів, що залишилися після ревізії, розкладіть по трьох папках. Важливо: Прагніть до того, щоб папка «Документи, що потребують уваги», завжди була максимально порожньою. Якщо вона буде заповнена, це означає, що ваші справи йдуть не дуже продуктивно.

Краще використовувати пластикові папки з файликами або звичайні папки;
Найгірша ідея для зберігання паперів – папки типу акордеон;

Папки

Папки варто підписати, щоб і ваші домочадці завжди розуміли де що лежить;
Зі збереженням гарантій на електроприлади морочитися не потрібно. Просто складіть їх чаркою і вкладіть у папку. Вони використовуються настільки рідко, що за потреби можна витратити 1-2 хвилини на пошук потрібного талона.

Усі три папки складіть в одному місці вертикально. Наприклад, можна вкласти їх у підставку для журналів як на фото нижче.

Підставки для папок із документами